)REGULAMIN  „Art Białystok” – Targi i Forum Sztuki

 I Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady uczestnictwa w „Art Białystok – Targach Sztuki i Forum” zwanych w dalszej części Regulaminu „Art Białystok”.
2. Art Białystok ma miejsce w Białymstoku w budynkach Politechniki Białostockiej, Wydział Architektury przy ul. Sosnowskiego 11, 15-893 Białystok

• • 10 października 2025 18:00-21:00 – Wernisaż
  • 11 października 2025 roku – w godzinach 11:00-20:00 – wystawa otwarta dla publiczności,
  • 12 października 2025 roku – w godzinach 11.00-18.00 – wystawa otwarta dla publiczności.

3. Organizatorem Art Białystok jest EVERART sp. z o.o. w Białymstoku, ul. Składowa 10/6, 15-399 Białystok NIP: 542 327 31 79 (dalej jako: „Organizator”).

II Warunki udziału

1. Wystawcy dokonują zgłoszenia udziału w „Art Białystok” przesyłając wypełniony „Formularz Zgłoszeniowy” wraz z załącznikiem, czyli propozycją ekspozycji oraz podpisanym regulaminem do dnia 30.06.2025 r.
2. Udział w może wziąć osoba artystyczna, galeria lub kolektyw; osoba prawna lub fizyczna, zwana dalej „Uczestnikiem”, zaproszona do udziału przez Organizatora drogą poczty elektronicznej (e-mail).
3. Udział w „Art Białystok” jest dobrowolny. Uczestnik może zgłosić chęć udziału w „Art Białystok” wyłącznie za pomocą prawidłowo wypełnionego formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie www.artbialystok.pl.
4. Wystawcy dokonują zgłoszenia udziału w Targach przesyłając wypełniony „Formularz Zgłoszeniowy”  wraz z podpisanym  regulaminem do dnia 30.06.2025 r.  O  udziale  w „Art Białystok” decyduje wyłącznie Rada Programowa.
5. Organizator udziela odpowiedzi na przesłany formularz zgłoszeniowy poprzez wysłanie mu e-maila na podany w formularzu zgłoszeniowym adres poczty elektronicznej (e-mail) w czasie do 10 dni od daty przyjęcia zgłoszenia; odpowiedź może zawierać: zaproszenie Uczestnika do udziału w „Art Białystok” lub odmowę.
6. Wraz z zaproszeniem Uczestnika do udziału w „Art Białystok”. Organizator przesyła Uczestnikowi: – umowę. Warunkiem uczestnictwa podmiotów zakwalifikowanych jest zapłata zaliczki 2000,00 zł netto (2 460,00zł brutto) na podstawie FV proforma wysłanej do Wystawcy po decyzji Rady Programowej.

Dodatkowo Organizator lub jego przedstawiciel niezwłocznie kontaktuje się z Uczestnikiem telefonicznie lub drogą mailową (e-mail) w celu uzgodnienia wstępnej lokalizacji stanowiska ekspozycyjnego na „Art Białystok”.

7. Odesłanie przez Uczestnika podpisanej umowy na adres Organizatora: info@artbialystok.pl jest warunkiem rezerwacji wstępnej, ważnej do 7 dni. Warunkiem ostatecznej rezerwacji powierzchni ekspozycyjnej i dojście do skutku umowy jest wpłata 100% należności za wynajem powierzchni ekspozycyjnej na konto Organizatora wskazane w umowie, w terminie wskazanym w tejże umowie. Brak wpłaty w terminie skutkuje rozwiązaniem umowy.
8. Jeżeli miejsca takie są w danym momencie dostępne, Uczestnik ma do wyboru jeden z wariantów powierzchni ekspozycyjnej:

• • „box 1” – szerokość: ok. 2 metry bieżące długość 4 mb, wysokości: 2,50 m: cena 3 000,00 zł netto (3 690,00 zł brutto)
  • „box 2” – szerokość: ok. 3 metry bieżące długość 4 mb, wysokości: 2,50 m: 4 000,00 zł netto (4 920,00 zł brutto)
  • powierzchnia indywidualnie: cena do uzgodnienia

Wydzielony obszar podłogi o powierzchni liczonej w metrach kwadratowych do ekspozycji obiektów rzeźbiarskich.

9. W przypadku rezerwacji pojedynczego modułu w umowie określana jest tylko jego ogólna lokalizacja. Organizator zastrzega sobie prawo do wyboru konkretnej lokalizacji pojedynczego „boxu” wykupionego przez Uczestnika. W przypadku rezerwacji dwóch lub większej liczby „boxów, obszaru do ekspozycji rzeźby – lokalizacja jest precyzyjnie uzgadniana z Uczestnikiem.

III Montaż i demontaż stanowiska ekspozycyjnego

1. Uczestnik dostarcza, umieszcza na Wystawie i odbiera prezentowane obiekty z wynajętego stanowiska ekspozycyjnego we własnym zakresie i na własny koszt.
2. Teren główny „Art Białystok”, gdzie znajdują się stanowiska ekspozycyjne, zajmuje halę na Wydziale Architektury. Transport obiektów artystycznych odbywa się drogą wskazaną przez Organizatora.
3. Dostarczanie i montaż obiektów na teren „Art Białystok” odbywa się w dniach: – 9 października 2025 r. w godzinach 14:00-19:00, – 10 października w godzinach 9:00-15:00,
4. Ostateczny termin montażu wszystkich obiektów na „Art Białystok” to 10 października o godzinie 15:00.
5. Rozmieszczając prace (obrazów) na ścianie ekspozycyjnej, Uczestnik zobowiązany jest do rozmieszczenia obiektów zgodnie z projektem wizualizacji lub po dodatkowych uzgodnieniach z organizatorem
6. Oznaczenie stanowiska, czyli imię i nazwisko (pseudonim artystyczny) lub nazwa galerii przygotowywane są i umieszczane na stanowisku ekspozycyjnym przez Organizatora.
7. Opisy obiektów prezentowanych na stanowisku przygotowuje Uczestnik; sugerowaną formą opisu jest wydrukowana na karcie A4 lista prezentowanych obiektów zawierająca dane takie dane jak tytuł, imię i nazwisko autora, technika, wymiary, cena.
8. Prezentowane na „Art Białystok” obiekty artystyczne muszą pozostać na swoich miejscach do zakończenia „Art Białystok”, tj. do godz. 18:00 w niedzielę 12 października.2025 r. Dotyczy to również obiektów sprzedanych w trakcie „Art Białystok”, chyba że Uczestnik natychmiast po zdjęciu ze stanowiska podmieni sprzedany obiekt na inny, o podobnych wymiarach.
9. Jeżeli nie dokonano na ten temat innych, szczegółowych ustaleń z Organizatorem, Uczestnik może prezentować swoje obiekty artystyczne jedynie na ścianach wynajmowanego stanowiska ekspozycyjnego lub w przypadku rzeźb, podestach.
10. Uczestnik „Art Białystok” pozostawia stanowisko ekspozycyjne i ewentualnie inne przedmioty przekazane mu przez Organizatora do użytku na „Art Białystok” w stanie niepogorszonym. W przypadku stwierdzenia powstania jakichkolwiek uszkodzeń lub zniszczeń Uczestnik pokrywa całkowite koszty związane z ich naprawą lub odtworzeniem.
11. Dokonując aranżacji stanowiska ekspozycyjnego, Uczestnik zobowiązany jest do przestrzegania wskazówek Organizatora oraz przestrzegania przepisów zabezpieczenia przeciwpożarowego i BHP. Nieprzestrzeganie w/w przepisów może skutkować pozbawieniem Uczestnika prawa do udziału w „Art Białystok” bez prawa zwrotu opłaty za udział.

IV Dodatkowe zasady organizacyjne.

1. Organizator „Art Białystok” zapewnia Uczestnikowi: – udostępnienie stanowiska ekspozycyjnego zgodnie z umową, – umożliwienie prezentacji i sprzedaży obiektów artystycznych na terenie „Art Białystok”, – oznaczenie stanowiska ekspozycyjnego imieniem i nazwiskiem Uczestnika (ew. pseudonim, nazwa galerii), – zapewnienie zabudowy ekspozycyjnej o powierzchni zgodnej z umową wraz z oświetleniem (Uczestnik nie ponosi kosztu zużycia energii elektrycznej), – poinformowanie o udziale Uczestnika w „Art Białystok” na stronie www.artbiałystok.pl, – 5 bezpłatnych zaproszeń na „Art Białystok” w dniach 10 -12 października 2025 r., włączając w tę liczbę osoby obsługujących stanowisko ekspozycyjne. Wprowadzane osoby będą odznaczane w biurze Art Białystok.
2. Organizator ma prawo, ale nie jest zobowiązany do wykorzystania materiałów dotyczących artysty i jego twórczości – przez niego dostarczonych – w ramach kampanii promocyjnej oraz w działaniach komunikacyjnych związanych z „Art Białystok” w mediach społecznościowych.
3. Działania niedozwolone: – stawianie obrazów i innych obiektów artystycznych na podłodze, – prezentacja obiektów przez Uczestnika poza wynajmowanym stanowiskiem ekspozycyjnym (Organizator może usunąć obiekty eksponowane w innych miejscach na koszt i ryzyko Uczestnika), – użyczanie, bezpłatne udostępnianie lub też płatne podnajmowanie całości lub części swojego stanowiska ekspozycyjnego bez zgody Organizatora, – dystrybucja materiałów informacyjnych i promocyjnych (ulotek, plakatów, reklam) na terenie „Art Białystok” poza wynajętą przez siebie przestrzenią ekspozycyjną. – samodzielne oznaczanie stanowiska ekspozycyjnego, – ingerencja w powierzchnię ścian ekspozycyjnych, tj. naklejanie, malowanie, haftowanie, dziurawienie, drapanie, wycinanie itd., – na terenie „Art Białystok” zakazane jest, palenie tytoniu czy innych wyrobów tytonio podobnych, elektronicznych papierosów, waporyzatorów i innych; zakaz dotyczy także gości zaproszonych przez Uczestnika oraz osób obsługujących jego stanowisko ekspozycyjne, – nieprzestrzeganie przepisów zawartych w niniejszym Regulaminie.
4. W trakcie wszystkich prac przygotowawczych do „Art Białystok” i w czasie demontażu stanowisk i wywożenia obiektów, zabronione jest przebywanie oraz jakiekolwiek korzystanie przez Uczestnika i zaproszonych przez niego osób trzecich z innych części budynków niż jest to konieczne do sprawnego przeprowadzania w/w prac; możliwe jest w tym czasie korzystanie jedynie ze wskazanych przez Organizatora schodów, łazienek, korytarzy itp.
5. W razie rozbieżności między umową a Regulaminem, stosuje się postanowienia umowy.

V Bezpieczeństwo

1. Budynek, w którym odbywa się „Art Białystok”, jest pod stałą ochroną, a teren wystawy w dniach jej trwania dodatkowo zamknięty jest w godzinach nocnych.
2. Organizator odpowiada za porządek i bezpieczeństwo Gości i Uczestników Wystawy oraz za ubezpieczenie „Art Białystok” na zasadach odpowiedzialności cywilnej.
3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za poszczególne obiekty prezentowane na „Art. Białystok” oraz za mienie Uczestników pozostawione na wynajmowanych stanowiskach ekspozycyjnych (za ich utratę w wyniku kradzieży, zagubienia, jak również za szkody wyrządzone przez gości „Art Białystok” lub na skutek działania siły wyższej takich jak pożar, zalanie, eksplozja, piorun itd.). W związku z powyższym sugerujemy Uczestnikom indywidualne ubezpieczenie własnej ekspozycji na czas transportu, trwania, montażu, i demontażu „Art Białystok”. Uczestnik może utracić prawo do udziału w „Art Białystok” w przypadku nieprzestrzegania przepisów Regulaminu. Decyzja w tym zakresie należy wyłączenie do Organizatora.

VI Klauzula RODO

Stosownie do treści art. 13 ust. 1, 2 i 3 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) informuję, że:

1. Administratorem Państwa danych osobowych jest spółka EVERART sp. z o.o., z siedzibą w Białymstoku, przy ul. Składowej 10/6, 15-399 Białystok, (Administrator) z którą w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych, można skontaktować się dzwoniąc pod numer telefoniczny +48 602 325 602 lub za pomocą poczty elektronicznej pod adresem info@artbialystok.pl
2. Państwa dane osobowe przetwarzane będą zgodnie z RODO, w następujących celach, w oparciu o podstawy prawne:

• udział w wydarzeniu Art. Białystok, w przypadku wyrażenia zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
• zawarcie i realizacja umowy udziału w Art. Białystok oraz podjęcie niezbędnych działań przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), w przypadku złożenia najwyższej oferty.
• wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na administratorze danych, w tym wystawienie faktury zgodnie z ustawą dnia o podatku od towarów i usług ( 6 ust. 1 lit. c RODO).
• prawnie uzasadnione interesy realizowane przez administratora (ustalenie, dochodzenie i obrona wzajemnych roszczeń do czasu ich zaspokojenia) (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• w przypadku wyrażenia zgody na wykorzystanie danych osobowych w celach marketingowych, mogą być one przetwarzane w celu marketingu bezpośredniego i innych działań promocyjnych związanych z działalnością Podlaskiego Domu Aukcyjnego (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

3. Odbiorcami Państwa danych osobowych będą wyłącznie podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa, w oparciu o przedstawioną podstawę prawną.
4. Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres co najmniej 6 lat lub do czasu wygaśnięcia wzajemnych roszczeń wynikających z umowy, w przypadku jej zawarcia. W przypadku wyrażenia zgód marketingowych – przez 6 lat, lub do momentu ich odwołania. W pozostałych przypadkach zostaną usunięte niezwłocznie po zakończeniu licytacji.
5. Posiadają Państwo prawo do żądania od Administratora danych osobowych dostępu do swoich danych, prawo do ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do przenoszenia danych.
6. Mają Państwo prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. z siedzibą w Warszawie przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa – jeśli uzna Pani/Pana, że w związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych doszło do naruszenia jej praw wynikających z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).

7. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże odmowa podania danych będzie skutkować odmową udziału w Art Białystok oraz zawarcia umowy.
8. Z uwagi na fakt, że Państwa dane osobowe są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego mają Państwo prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących Państwa danych osobowych w celu marketingu bezpośredniego, w zakresie w jakim przetwarzanie jest związane z takim marketingiem bezpośrednim.
9. W celu realizacji wskazanych wyżej praw należy skontaktować się z administratorem danych przesyłając mu stosowny wniosek. Przesłanie wniosku, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym możliwe jest w formie pisemnej na adres Organizatora lub za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres info@artbialystok.pl